【電子契約とは？】不動産業務を効率化するためのシステムをわかりやすく解説

電子契約はパソコン等を使って契約書を作成し、電子データのままでやり取りをして契約を締結する方法です。書面の契約書とは異なり、紙に印刷する必要も、署名や捺印をする必要もありません。締結済みの契約書は、電子データのままパソコンのハードディスクやクラウドなどに保存します。

従来の書面と比較すると、デジタル化やリモートワークの推進、「脱はんこ」の動きに伴って、電子契約を導入する企業が急増しています。

渡辺紫音

いえらぶGROUP西日本統括責任者。グループ売上100億円規模、従業員600名以上、不動産テックNo1ベンチャー。管轄は大阪、名古屋、福岡の3支社。業務効率化や集客アップのコンサルは多店舗型や地域密着型など規模感を問わず1000社以上の実績。WEBサイトのアクセス40倍の事例も。異業種の集客ノウハウやSEOトレンドを不動産に組み込むのが得意。

電子契約とは？
電子契約のメリット
電子契約のリスク
1. 電子契約は法律的に有効なのか
2. 利用時の注意
消費者へのメリット
1. 実際の電子契約の利用状況
まとめ

電子契約とは？

不動産管理業務における電子契約は、以下に、不動産管理業務における電子契約の概要を５つのポイントで説明します。

電子署名

電子契約では、当事者が物理的な署名を行う代わりに、電子署名を使用します。電子署名は、個人の識別情報と契約の内容を結び付けるデジタルな署名であり、法的な効力を持ちます。

オンラインプラットフォーム

電子契約を作成、管理、保存するためのオンラインプラットフォームが使用されます。これにより、当事者は物理的な契約書を印刷して郵送する手間を省き、遠隔地からでも契約手続きを行うことができます。

データの保護

電子契約では、個人情報や機密情報の保護が非常に重要です。オンラインプラットフォームは、セキュリティ対策を講じてデータの漏洩や改ざんを防ぎ、契約書の安全性を確保します。

追跡と監査

電子契約では、契約作成や変更の履歴を追跡し、監査可能な形式で保存することができます。これにより、将来的な紛争や法的な問題に備え、必要な情報を迅速に入手できます。

効率と時間の節約

電子契約は、契約締結までの手続きを迅速化し、時間と手間を節約します。当事者は、遠隔地　　　　　　　からでもオンライン上で契約書にアクセスし、必要な情報を確認・入力することができます。

これらの要点をまとめると、不動産管理業務における電子契約は、電子署名を用いてオンラインプラットフォーム上で作成・管理される契約形式であり、データの保護と追跡、効率化を図ることができるという特徴があります。

書面契約との違い

書面契約では、印刷や製本、封入、送付など紙ならではの作業が発生します。それに比べて電子契約は、電子データかつ押印をオンライン上のシステムでやり取りするため、書面の契約書に比べて工数が減るため契約業務の効率化につながります。

主な違いを以下の５つのポイントで説明していきます。

形態

書面契約は物理的な紙や文書で行われる一方、電子契約はデジタルな形式で行われます。書面契約では、契約書を印刷して署名し、当事者間で物理的に交換されます。一方、電子契約では、オンラインプラットフォームや電子メールなどの電子的な手段を使用して契約が作成・交換されます。

署名

書面契約では、契約書に物理的な署名が必要です。一方、電子契約では、電子署名が使用されます。電子署名は、デジタルな形式で個人の識別情報と契約の内容を結び付け、法的な効力を持ちます。

手続き

書面契約では、契約書を作成し、当事者間で郵送や手渡しで交換する必要があります。これには時間と手間がかかる場合があります。一方、電子契約では、オンライン上で契約書を作成・編集し、電子的な手段で即座に交換することができます。

管理とアクセス

書面契約では、物理的な契約書を保管・管理する必要があります。契約書が紛失したり、アクセスが制限されたりする可能性があります。一方、電子契約では、オンラインプラットフォーム上で契約書を保存・管理し、必要な時に簡単にアクセスできます。

監査と追跡

書面契約では、契約の変更や履行の履歴を追跡することが難しい場合があります。一方、電子契約では、オンラインプラットフォームが契約作成や変更の履歴を追跡し、監査可能な形式で保存することができます。

これらの要点をまとめると、書面契約は物理的な文書と署名を使用する一方、電子契約はデジタルな形式と電子署名を使用します。電子契約は手続きの効率化やデータの管理・追跡が容易となります。

電子契約システムの比較

不動産管理業務における電子契約を比較する際には、以下のポイントに注目することが重要です。

利便性と効率性

電子契約の導入により、契約作成や署名の手続きがオンライン上で行われるため、時間と手間を節約できます。利用者は場所や時間に制約されずに契約手続きを行えるため、利便性が向上します。

信頼性とセキュリティ

電子契約では、デジタル署名や暗号化技術を使用してデータの安全性を確保します。利用者の身元確認やデータの改ざん防止を行い、契約の信頼性とセキュリティを高めることが重要です。

管理と追跡の容易さ

電子契約はオンライン上で管理されるため、契約書や関連文書の追跡や保管が容易です。契約の履行状況や期限管理などを効率的に行い、業務プロセスの透明性と効果的な管理を実現できます。

コスト削減

電子契約の導入により、印刷や郵送などの物理的なコストを削減できます。また、書類の紛失や保存スペースの問題も軽減されます。これにより、業務の運営コストを削減することができます。

これらのポイントを比較しながら、不動産管理業務に最適な電子契約の導入方法やプラットフォームを選択することが重要です。業務の要望や要件に合わせて検討し、効果的な選択を行いましょう。

安全なシステム

以下は、不動産管理業務における安全性が高い電子契約システムの例です。

DocuSign

DocuSignは、世界的に広く利用されている信頼性の高い電子契約プラットフォームです。デジタル署名やセキュリティ機能を備えており、法的要件に適合した電子契約を作成、署名、管理することができます。

Adobe Sign

Adobe Signは、Adobeの提供するクラウドベースの電子契約ソリューションです。高度なセキュリティ機能や認証方法を提供し、文書の安全な共有や署名の管理を可能にします。

HelloSign

HelloSignは、シンプルで使いやすい機能を備えた電子契約プラットフォームです。セキュリティ対策やデジタル署名の機能を提供し、契約作成や署名プロセスを簡素化します。

これらのシステムは、データのセキュリティや法的適合性を重視して開発されており、業界で広く利用されています。ただし、具体的な要件や予算に応じて、最適な電子契約システムを選択することが重要です。必ず各システムのセキュリティ機能や法的要件への適合性を確認し、信頼性の高いプロバイダを選ぶようにしましょう。

電子契約のメリット

不動産管理業務における電子契約の導入には、以下の５つのメリットがあります。

時間と手間の節約

電子契約では、オンライン上で契約書を作成・編集し、電子的な手段で即座に交換できます。物理的な契約書の作成や郵送の手続きを省くことで、契約締結までの時間と手間を大幅に節約できます。

コスト削減

電子契約では、印刷や郵送に関連するコストを削減できます。書面契約では、契約書を印刷し、郵送するための紙やインク、郵送料がかかりますが、電子契約ではこれらのコストを抑えることができます。

データ管理の効率化

電子契約はオンラインプラットフォーム上で契約書を保存・管理します。データは電子的に保管され、必要な時に簡単にアクセスできます。物理的な契約書の紛失やアクセスの制限のリスクを軽減し、契約データの管理を効率化します。

追跡と監査の容易さ

電子契約では、契約の作成や変更の履歴を追跡し、監査可能な形式で保存できます。契約履行の詳細や変更履歴を簡単に確認できるため、将来的な紛争や法的な問題に備えることができます。

これらのメリットにより、不動産管理業務における電子契約の導入は、効率化、コスト削減、データ管理の効率化、追跡の容易さ、環境負荷の削減など、様々な利点をもたらします。

電子契約のリスク

電子契約の導入には以下のようなリスクが存在します。

セキュリティリスク

電子契約では、オンライン上でデータが扱われるため、セキュリティ上の懸念があります。ハッカーや不正アクセスによるデータ漏洩や改ざんのリスクが存在します。十分なセキュリティ対策が取られていない場合、機密性の高い情報が流出する可能性があります。

技術的な問題

電子契約を運用するためには、適切な技術基盤が必要です。システムの障害やインターネット接続の不安定さなど、技術的な問題が発生する可能性があります。これにより、契約の作成やアクセスに支障が生じる可能性があります。

利用者の不慣れさ

電子契約の導入には利用者の適切なトレーニングや習熟が必要です。特に年配の利用者やデジタル技術に不慣れな利用者にとっては、システムの使用方法や電子署名の手続きなどに対する抵抗感や困難さが生じる可能性があります。

証拠の確保と保存

電子契約では、契約の変更履歴や証拠の確保・保存が重要ですが、適切な措置が講じられていない場合、データの消失や改ざんのリスクが存在します。これにより、将来的な紛争時に証拠の提出が困難になる可能性があります。

これらのリスクを適切に管理するためには、セキュリティ対策の徹底、法的なアドバイスの取得、適切なトレーニングやサポート体制の整備などが重要です。

電子契約は法律的に有効なのか

不動産管理業務において電子契約を導入することは、法的に有効な場合があります。ただし、国や地域によって異なる法的要件が存在するため、具体的な法律や規制を遵守する必要があります。

多くの国や地域では、電子契約に関する法的枠組みが整備されており、電子契約の使用が認められています。例えば、電子署名法や電子商取引法など、電子契約に関する法律が存在します。これらの法律は、電子契約の法的な効力や証拠能力、個人情報の保護など、様々な側面を規制しています。

一般的に、電子契約が法的に有効とされるためには、以下の条件を満たす必要があります。

電子署名の使用

電子契約には、電子署名が使用される必要があります。電子署名は、個人の識別情報と契約の内容を結び付け、法的な効力を持つものです。電子署名に関しては、各国や地域の電子署名法に基づいて適切に実施される必要があります。

合意の形成

電子契約では、当事者間で合意が形成される必要があります。合意の要素には、申し込みと承諾、重要事項の明示、適法性などが含まれます。電子契約の作成過程でこれらの要素が備わっていることが重要です。

記録と保存

電子契約の作成過程や内容は適切に記録・保存される必要があります。これには、契約の変更履歴や当事者の同意、署名のタイムスタンプなどが含まれます。データの保管方法や保存期間は、各国や地域の法律や規制に従って適切に行われる必要があります。

以上の条件を満たし、関連する法的要件を遵守する限り、不動産管理業務において電子契約は法的に有効な方法として認められる場合があります。ただし、具体的な国や地域の法律を確認し、法的なアドバイスを受けることが重要です。

利用時の注意

不動産管理業務における電子契約の利用に際しては、以下の注意点に留意することが重要です。

法的要件の確認

電子契約の利用には、所在地の法律や規制に基づいた要件を確認する必要があります。電子署名法や個人情報保護法など、関連する法律や規制を遵守することが重要です。

セキュリティ対策の強化

電子契約では、デジタルデータの取り扱いが必要となります。データのセキュリティを確保するために、適切な暗号化技術やアクセス制御の導入、セキュリティポリシーの策定などを行う必要があります。

電子署名の信頼性の確保

電子契約における電子署名は、当事者の識別と契約の内容を結び付ける重要な要素です。信頼性の高い電子署名の導入を検討し、電子署名法で認められている形式や規定に準拠することが重要です。

データのバックアップと保存

電子契約においては、データのバックアップと適切な保存が重要です。データの消失や破損に備えるため、定期的なバックアップとデータの冗長性を確保することが必要です。

重要事項の明確化

電子契約では、契約書の作成や変更がオンライン上で行われるため、関係者が重要な事項を見落とす可能性があります。契約条件や責任範囲などの重要事項を明確にし、契約書に十分な記載を行うことが重要です。

これらの注意点を考慮することで、不動産管理業務における電子契約の利用が円滑かつ安全に行われることが期待されます。専門家の助言を受けつつ、適切な対策を講じることが重要です。

消費者へのメリット

不動産管理業務に電子契約を導入することによって、消費者には以下のようなメリットがあります。

便利な契約手続き

電子契約はオンライン上で完結するため、消費者は自宅やオフィスから手続きを行うことができます。面倒な紙の書類作成や郵送手続きの手間を省くことができ、時間と労力を節約できます。

迅速な契約締結

電子契約はリアルタイムで行われるため、消費者は即座に契約を締結できます。書類の郵送や物理的な移動の必要性がなくなるため、迅速な契約手続きが可能となります。

24時間利用可能

電子契約システムはオンライン上で利用できるため、時間や場所に制約されずに契約手続きが可能です。消費者は自身のスケジュールに合わせて契約を進めることができます。

データの保管とアクセス

電子契約はデジタル形式で保管されるため、消費者は必要な時にいつでも契約書類にアクセスできます。紙の書類と比べてデータの管理や検索が容易であり、紛失や破損のリスクも低くなります。

これらのメリットにより、消費者はより便利で迅速な契約手続きを享受できます。また、データの保管や環境負荷の削減なども期待できます。ただし、消費者は自身の情報のセキュリティにも注意を払い、信頼性の高い電子契約プラットフォームを選択する必要があります。

実際の電子契約の利用状況

不動産業界に特化した電子契約サービス「いえらぶサイン」を提供する株式会社いえらぶGROUPは、不動産電子契約の全面解禁から1年を迎えることを踏まえて「不動産の電子契約に関する調査」を行いました。有効回答数2,017名（エンドユーザー1,542名・不動産会社475名）の調査結果を発表します。

①エンドユーザーの電子契約ニーズは高いが、実際の普及率は低い

「今後、部屋を借りるとしたら電子契約を使いたいか」という質問に対して「使いたい」「どちらかといえば使いたい」と回答したエンドユーザーは、Z世代で84.4%、全世代で76.3%でした。60歳以上でも51.9%が電子契約を希望しており、エンドユーザーのニーズは非常に高いことが分かります。

一方で「電子契約を導入している」と回答した賃貸管理会社は13.7％、賃貸・売買問わず「電子契約の利用経験がある」と回答したエンドユーザーは9.1％と、高いニーズがありつつも普及が進んでいません。

また、電子契約導入を検討していない賃貸管理会社は45.0%で、その理由として「導入の必要性を感じない」という回答が54.2%で最も多いです。また、導入を検討している賃貸管理会社は41.2%で、理由として「賃貸仲介会社・入居希望者からの要望」という回答した人は7.4%と少なく、賃貸管理会社がエンドユーザーのニーズに対応し切れていないことがうかがえます。

なお、「今後、家を買うとしたら電子契約を使いたいか」という質問に対して「使いたい」「どちらかといえば使いたい」と回答したエンドユーザーはZ世代で75.6%、全世代で64.2%、60歳以上で40.3%と、賃貸よりも全体的に10%程度ニーズが低い結果になりました。

②電子契約の導入メリットは「作業量削減」よりも「ペーパーレス」「契約期間短縮」

電子契約を導入している賃貸管理会社が感じたメリットについての質問で、最も多い回答は「ペーパーレス・保管場所の削減」（66.7%）でした。

次いで「契約にかかる期間の短縮」「経費の削減」が61.1%となっています。

賃貸管理会社に「契約に要する期間」について質問したところ、紙の場合は「4日以上」という回答が84.0%を占めていて、電子契約の場合は77.8%が「3日以内」と、契約にかかる時間を大きく短縮できていることが分かります。

また、電子契約の導入を検討している賃貸管理会社の70.4％が、導入したい理由として「作業量の削減」をあげています。しかし、実際に導入した賃貸管理会社が導入メリットとして「作業量の削減」をあげている割合は38.9％と、導入前の想定と実態に差があります。

この差は、業務フローや賃貸仲介会社・保証会社との連携において電子契約に完全移行できない理由があり、紙と電子の二重運用をする会社が多いことに起因すると思われます。

「いえらぶサイン」利用中のクライアントでは、入居者の希望によって紙と電子契約を使い分けている事例があり、下記のようなコメントをいただいています。

「電子契約の対応が難しい方々には、今まで通り書類での契約更新を案内しています。正直、電子契約の方が少し手間はかかっています。ただ電子契約の準備にひと手間かかったとしても、お客様の利便性につながるので導入した方がいいと思っています。」
インタビュー全文はこちら▷ https://ielove-cloud.jp/case/pickup-detail02/

③電子契約を利用したエンドユーザーのほとんどが満足

電子契約ツールの満足度を問う質問に対して、96.4%のエンドユーザーが「とても満足」「どちらかといえば満足」と回答し、ほとんどの利用者が満足しています。

電子契約を利用して良かった点は、「手続きがスムーズ」が77.1%で最も多く、次いで「印鑑不要で便利」が65.0%、「店舗来店が不要で便利」が50.0%となりました。

一方、良くなかった点は「メール／SMSが届かず手間」が43.6%で1位、「契約書が見づらかった」が41.4%で2位でした。エンドユーザーの75.0%が「スマートフォン」を電子契約に利用していることも、「契約書が見づらかった」という回答が多い理由と推測されます。電子契約の普及を推し進める中で、契約書フォーマットのスマホ最適化はひとつの課題となりそうです。

まとめ

このように、物理的な契約書や紙の文書を使用せずに電子的な形式で契約を行う方法である電子契約を不動産管理業務に導入することによって、不動産会社にも消費者にもメリットがあるといえます。物理的な契約書の紛失やアクセスの制限のリスクを軽減し、迅速な契約の締結やオンライン上で契約を完結することができることから、不動産業者は業務を効率化することができ、消費者は時間と労力を節約することができます。

不動産管理業務における電子契約の導入は、今後ますます普及し、進化していくと予測されます。そのため、不動産管理業務における電子契約の導入はより一層進化し、人工知能（AI）の技術が進化することで、AIを活用した自動化や予測分析ができるようになり、リスク管理や契約交渉の改善など、より高度な契約管理が可能となるでしょう。

また、スマートフォンやタブレットの普及により、不動産管理業務における電子契約はモバイルアプリケーションを通じて行われることが増えることが考えられます。モバイルアプリを利用することで、不動産業者や顧客はいつでもどこでも契約手続きを行えるため、利便性と迅速な取引が実現します。

より効率的で信頼性の高い契約プロセスが実現されることが予測されます。ただし、法律的な要件やセキュリティへの対応などの課題も存在します。業界はこれらの課題に対応しながら、技術の発展を追い求めていくことが重要ということができます。

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