関係者管理とは？不動産管理会社がやっている業務内容と役割を解説

不動産業において賃貸管理は重要でありながらも複雑で以前、紙媒体の多いのが現状です。

そこで最近では、IT技術を利用したクラウドを利用することで紙媒体で保管していたものをデータとして保管するようになってきました。

今回はそのような不動産管理システムの中でも顧客管理、特に「関係者管理」について大きく5つに分けて解説していきます。

関係者一覧

関係者一覧は、取引の進行状況を把握するための重要なツールです。

簡単に関係者一覧では関係者の情報を正確かつ適切に管理することが目的です。

具体的には、関係者の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、職業などの基本情報や、不動産取引における進捗状況、連絡履歴などの情報を記録します。これらの情報は、紙媒体で管理する場合もありますが、電子的に管理することも可能です。

不動産会社の業務改善や顧客満足度向上のための分析にも役立ちます。関係者一覧を活用することで、顧客ニーズの把握や業務プロセスの改善、販売促進などにつなげることができます。

保証人一覧

保証人一覧には、保証人の氏名や住所、電話番号、契約者の氏名、契約物件の情報などが記載されます。

また、保証人が複数いる場合には、それぞれの関係性や契約期間などを詳細に記載すると必要となった際により有効に活用することができます。

他にも、保証人一覧の活用例として、契約者の債務不履行等が生じた場合に、保証人に迅速に連絡をするための基礎情報となります。また、保証人一覧は、保証人に対して必要な情報を素早く提供することができ、円滑なコミュニケーションを促進することができます。

他にも、契約者の債務不履行等に迅速かつ適切に対応し、トラブルの防止につなげることもできます。 また、保証人一覧は、不動産会社の業務改善にも役立ちます。保証人一覧を分析することで、保証人の属性や債務不履行の発生傾向を把握することができます。

入居者一覧

入居者の個人情報である氏名、電話番号、住所などをまとめたものです。

入居者情報は入居者が入居する際に必要な情報をもう申込書に記入して提出することが一般的ですが、この情報をまとめ、データとして一覧を作成します。

• 入居者トラブルの未然防止

入居者一覧を正確に管理することで、入居者トラブルの未然防止につながります。例えば、賃料滞納や建物の破損、騒音トラブルなどが発生した際に、入居者一覧を参照し、迅速に対応することができます。

• 契約更新の確認

入居者一覧は、入居者の契約期間や更新時期を確認するために利用されます。契約期間の確認や更新手続きの漏れを未然に防ぐことができます。

• 緊急時の対応

入居者一覧には、入居者の緊急連絡先が記載されているため、災害発生時などの緊急時には、入居者の安否確認や迅速な対応が可能となります。

クレーム・対応履歴

クレーム・対応履歴とは、不動産会社がクレームや問い合わせに対して行った対応や、その結果を記録するために作成する履歴のことです。

他にも、クレーム・対応履歴を記録することで、同様のトラブルが発生した際には、過去の対応履歴を参考にして、より迅速かつ適切な対応が可能となります。

クレーム・対応履歴は、万が一法的なトラブルが発生した際には、法的対応のための証拠として活用できる場合があります。

保証会社との連携

不動産会社と保証会社との連携は、入居者にとっても不動産会社にとってもメリットがあります。

不動産会社は、入居者の家賃債務や修繕費用等を保証するために、保証会社と契約を結んでいます。保証会社は、入居者が家賃や修繕費用等の支払いを滞った場合に、不動産会社が損害を被ることを防ぐために、その費用を代わりに支払うことができます。

不動産会社は、保証会社との連携を強化することで、入居者の信頼を得られるだけでなく、入居者からのクレームに対応するための財源確保もできます。そのため、不動産会社は、入居者の家賃滞納等のリスクを最小限に抑えるために、保証会社との連携を積極的に進めることが求められます。

一方で、不動産会社が保証会社との連携を進める際には、保証会社との契約内容や申請手続き等について十分に把握しておくことが必要です。また、保証会社との打ち合わせを定期的に行い、サービス向上や不備の改善点を特定し、改善施策を検討することも重要です。

関係者管理に関する注意点

プライバシーや個人情報保護に十分な配慮が必要です。

関係者の個人情報は、適切な管理を行うことが求められます。また、関係者一覧には、不動産取引に関わる機密情報が含まれることもあるため、情報漏洩につながらないよう、セキュリティ対策にも注意が必要です。

まとめ

関係者管理を徹底することで、入居者からのクレームや対応履歴等、関係者とのやりとりを適切に管理することで、トラブルの早期解決やリスク回避につながります。

さらに、保証会社との連携を強化することで、入居者の信頼を得るだけでなく、家賃滞納等のリスクを最小限に抑えることができます。不動産会社は、契約内容や申請手続き等について十分に把握し、保証会社との定期的な打ち合わせを行うことで、より効果的な関係を築くことが求められます。

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